POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE EXOTIC FARMS

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

1OBJETO

Las políticas aquí establecidas tienen por objeto dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en relación al Tratamiento de Datos personales, y garantizar el derecho constitucional que le asiste a todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en las bases de datos de esta organización.

2IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa EXOTIC FARMS SAS, en adelante Exotic Farms identificada con NIT Nº. 830.125.341-5, con domicilio en la Finca la Trifulca en la vereda el Porvenir, Tocancipá, Colombia. Para efectos de la protección de datos, el correo de notificación es gerenciaadministrativa@ExoticFarms.com.

3RESPONSABLE

El responsable por la definición y actualización de esta Política es la Dirección Ejecutiva de Exotic Farms.

4DEFINICIONES

4.1.    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales;

4.2.    Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

4.3.    Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

4.4.    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

4.5.    Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;


4.6.    Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos poticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

4.7.    Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

4.8.    Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

4.9.    Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, por ejemplo, candidatos en procesos de selección, empleados, clientes, potenciales clientes, proveedores y en general cualquier persona que suministre datos personales;

4.10Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

4.11Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

4.12Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicacn de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

5.   PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a lo reglado y materializar la presente política, Exotic Farms respetará los siguientes principios:

5.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1582 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;

5.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;


5.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podn ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

5.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

5.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

5.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley de Protección de Datos y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley;

5.7. Los datos personales, salvo la información pública, no podn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

5.8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la referida ley, se deberá manejar con las medidas cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5.9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive desps de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la comentada ley y en los términos de la misma.

CAPÍTULO II. DERECHOS Y DEBERES

6DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

6.1.   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Exotic Farms. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;


6.2.   Solicitar prueba de la autorización otorgada a Exotic Farms salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo

10 de la Ley 1581 de 2012;

6.3.   Ser informado por Exotic Farms, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

6.4.   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

6.5.   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6.6.   Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

7.1.   Directamente por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

7.2.   Por los causahabientes del Titular, quienes deben acreditar tal calidad.

7.3.   Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o mandato.

7.4.   Por estipulación a favor de otro o para otro.

8DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las des disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

8.1.   Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de beas data;

8.2.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1582 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

8.3.   Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;


8.4.   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

8.5.   Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

8.6.   Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

8.7.   Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del

Tratamiento;

8.8Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo estipulado en la presente ley;

8.9.    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

8.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la mencionada ley;

8.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

8.12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

8.13Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

Comercio.

9FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos Personales son objeto de tratamiento por parte de Exotic Farms con las siguientes finalidades:

9.1.   Para darle cumplimiento al objeto de contrato acordado entre el Titular y Exotic Farms;


9.2.   Para cumplir con toda la normativa que es exigida a Exotic Farms como organismo de privado.

9.3.   Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;

9.4.   Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s), entre otros;

9.5.   Para la interacción con sus clientes, respecto a la constatación del cumplimiento de los estándares de calidad del producto y/o verificación, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por Exotic Farms, entre otros;

9.6.   Para la verificación de saldos de sus acreedores;

9.7.   Para la determinacn de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

9.8.   Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y servicios;

9.9.    Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos que permita el desarrollo del objeto de Exotic Farms y que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

9.10. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

CAPÍTULO III. DE LOS DATOS PERSONALES

10. TRATAMIENTO DE DATOS.

Exotic Farms, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, acreedores y deudores; con el objeto de desarrollar adecuadamente de sus actividades y fortalecer sus relaciones con terceros.

11. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La recolección de datos se limitará a los datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a los procedimientos internos establecidos para este fin, supeditada a la normativa vigente que regule la materia.” Salvo en los casos


expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, Exotic Farms proveerá una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso. No se utilizan medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

12. AUTORIZACIÓN

Exotic Farms debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos

Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

12.1. Por autorización previa se entenderá el consentimiento que debe ser otorgado previamente por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

12.2. Por autorización expresa se entenderá que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto. No son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar a Exotic Farms para que realice el Tratamiento de sus Datos Personales.  Esta autorización deberá ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior.

12.3. Por autorización Informada se entenderá que al momento de solicitar el consentimiento al

Titular, debe informársele claramente:

a.   Los datos que sen recolectados;

b.   La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento;

c.    Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar;

d.   Cles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales;

e.     El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles.

13. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Exotic Farms   adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos ineos de la manera en que se obtuvo la autorización por parte del Titular de los datos personales, para el tratamiento de los mismos.


14. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

14.1. Origen racial o étnico;

14.2. Orientación política;

14.3. Convicciones religiosas / filosóficas;

14.4. Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos;

14.5. Salud;

14.6. Vida sexual;

14.7. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la Ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Arculo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Exotic Farms deberá:

a.   Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su

Tratamiento.

b.     Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, a como obtener su consentimiento expreso.

PARÁGRAFO. Ninguna actividad de Exotic Farms se condicionará a que el Titular suministre Datos

Personales sensibles.

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN Y RESPUESTA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR.

15. Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Exotic Farms, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:


15.1. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

15.1.1.   Consultas

Los Titulares de los datos personales, podrá consultar su información personal contenida en las bases de datos de Exotic Farms:

aExotic Farms suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

bLa consulta se formulará mediante escrito y deberá ser radicada en nuestra sede ubicada en Tocancipá o al correo electrónico gerenciaadministrativa@ExoticFarms.com.

c.   La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ninn caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el

Gobierno Nacional podn establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

15.1.2.   Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualizacn o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Exotic Farms, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

aEl reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

bUna vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.


c.   El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15.1.3.   Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Exotic Farms o el Encargado del Tratamiento.

15.1.4.   Revocatoria de la autorización y/o Supresión del dato

Los titulares de la información pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para tal fin, Exotic Farms pone a su disposición el correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Si vencido el término legal respectivo, Exotic Farms no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO V. TRANSMISIÓN DE DATOS

16. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplican las siguientes reglas: (i) Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y (ii) Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo siguiente.

17. CONTRATO DE TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

El contrato que suscriba Exotic Farms con los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.


Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deben incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

CAPITULO VI. OTRAS DISPOSICIONES

18. COMUNICACIÓN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN EN CASO DE MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las presentes Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, que puedan afectar el contenido de la autorización, Exotic Farms los comunicará al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

Cualquier cambio sustancial en relación con la autorización del titular para la recolección de datos, deberá ser comunicado oportunamente al Titular de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

Si los cambios son en relación a la finalidad del Tratamiento de Datos, Exotic Farms deberá obtener por parte del Titular una nueva autorización para el manejo de datos.

19. ENTRADA EN VIGENCIA

Las presentes políticas de Tratamiento de Datos Personales entran en vigencia desde el momento de su aceptación por parte de la Junta directiva de Exotic Farms SAS.

Se firma en Bogo D.C., a los 1dias del mes de abril del dos mil diecisiete (2017).